Geschäftsausstattung
Alles, was du brauchst.
Klar haben alle ihren eigenen Stil. Doch wenn es um Geschäftsausstattung geht, zählen Wiedererkennung und Professionalität. Jeden Tag nutzen wir sie: von Visitenkarten und Termin-Kärtchen über Briefpapier, Umschläge und Stempel bis hin zu Mails. Die Arbeitsmittel sollen dabei nicht nur gut aussehen, sondern auch für alle gleich gut funktionieren. Daher haben wir alle wichtigen Infos und Vorlagen hier zusammengetragen.
Wer direkt zur Sache kommen möchte, klickt hier: Visitenkarten, Termin-Kärtchen, Briefpapier, Umschlag, Mail oder Stempel.
Visitenkarten
Einmal dich zum Mitnehmen, bitte.
Klar, digital ist praktisch. Aber manchmal braucht man einfach etwas Echtes. Etwas zum Anfassen. Eine Visitenkarte passt in jede Tasche, unterstützt einen professionellen Auftritt und funktioniert immer. Bei der Öffentlichen beträgt das Format der Visitenkarten standardmäßig 85mm × 55mm und wird im Querformat angelegt. Zwei Seiten stehen uns zur Verfügung – und es ist unser Anspruch, diese je nach Einsatzgebiet und Funktion stets optimal zu nutzen.
Vorne hui ...
Time to shine: Hier machen wir einen guten Eindruck. Und das funktioniert am besten ganz individuell. Mit der Schokoladenseite, mit dem Team oder nur mit Text. Du hast die Qual der Wahl.
mit deinem Porträt in deiner Geschäftsstelle
mit Foto deiner Geschäftsstelle
mit deinem Teamfoto
mit einem Kampagnenmotiv
mit Bewertungsakquise für deine Geschäftsstelle
mit Foto deiner Geschäftsstelle
mit Basis-Informationen zu dir (Innendienst)
mit deinem Porträt vor neutralem Hintergrund
... und hinten auch!
Wir wollen nicht nur vorne einen guten Eindruck machen, sondern auch hinten optimal informieren. Darum bietet die Rückseite Platz für alle wichtigen Informationen.
mit wenig Informationen (Innendienst)
mit vielen Informationen (Außendienst)
Vergiss Max Mustermann: Hier kannst du deine individuelle Visitenkarte in Auftrag geben.
Terminkarte
Äh, wann war das nochmal?
Digital ist gut, aber manchmal ist analog einfach besser. Besonders praktisch: Die Rückseite einer Visitenkarte kann auch als Terminkarte genutzt werden. Sozusagen als Erinnerung to go, die in keinem Mail-Postfach untergeht.
Wie es dir gefällt: Kombiniere die Vorderseite deiner Wahl ...
... mit dem nächsten Termin und den Kontaktdaten auf der Rückseite.
Briefpapier
Jetzt wird es offiziell.
Wenn die Öffentliche Briefe verschickt, dann geht es um wichtige Inhalte. Und die sollten nicht nur überzeugend klingen, sondern auch so aussehen: professionell und einheitlich. Deshalb stellen wir für Geschäftspapiere eine Microsoft Word-Vorlage zur Verfügung. Hier gilt: einfach nutzen und loeslegen. Ach ja, bei der Erstellung der individuellen Briefinhalte ist immer auf eine saubere typografische Gestaltung zu achten – natürlich in unserer Hausschrift Brix Sans. Abweichungen? Finden wir nicht so gut.
Briefbogen
Alles hat seinen Platz.
Ordnung ist einfach die halbe Miete. Wie bei unserem Briefbogen, der aus folgenden Elementen besteht:
Kopfzeile: mit Titel für variablen Textinhalt (1) und Logo der Öffentlichen (2).
Angaben zu Absender/Empfänger: Informationen zu Ansprechpartner/-in und Absender/-in (3) sowie Empfänger/-in und Absenderinformationen (4).
Textkörper: Betreffzeile (5), Anrede (6), Textinhalt (7) und Grußformel mit ggf. Unterschriften (8).
Fußzeile: inkludiert zwingende Angaben zum Unternehmen, Vorstand, Aufsichtsrat, Rechtsform und Bankverbindung (9).
Absendernennung
1, 2 oder 3?
Same, same, but different: Grundsätzlich können wir zwischen drei Briefpapieren und damit auch drei Absendern unterscheiden: Allgemein, Sach oder Leben.
Dabei kommt es darauf an, ob ein Brief ganz allgemein von der Öffentlichen Versicherung Braunschweig (sprich Öffentliche Sachversicherung Braunschweig und Öffentliche Lebensversicherung Braunschweig) versendet wird oder ob ihr den Brief konkret im Namen eines der Unternehmen schreibt (Sach- oder Lebensversicherung). Dann unterscheiden sich auch der Rücksendevermerk sowie die Fußnote mit den Unternehmensangaben voneinander.
Betreff
Diese Inhalte werden dich umhauen.
Eines ist sicher: Ganz gleich wie lang der Brief ist, der Betreff wird immer gelesen. Daher ist er immer einer der wichtigsten Sätze. Bis zu drei Betreffzeilen (im Hausblau der Öffentlichen) sind möglich. Wichtig ist dabei, dass der Betreff die Kopfzeile inhaltlich sinnvoll ergänzt und spezifiziert – Wiederholungen braucht niemand.
Ach ja, der Haupttext des Briefs wird in Schriftgröße 11pt auf 13pt Zeilenabstand verfasst und folgt nach der Anrede – selbstverständlich getrennt mit einer Leerzeile.
Seite 2
Darf es etwas mehr sein?
Manchmal hat man etwas mehr zu sagen. In diesen Fällen ist eine zweite Seite notwendig – die wie folgt gestaltet werden sollte:
Die variable Kopfzeile der ersten Seite taucht im linken Kopfbereich in Schwarz wieder auf. Das Logo der Öffentlichen ist die Konstante rechts oben in der Ecke – darunter befinden sich Datum und Seitenzahl, bevor im mittleren Teil der Inhalt folgt. Vor und nach der abschließenden Grußformel wird eine Leerzeile gesetzt. Danach folgt die Unternehmens- sowie die Abteilungsbezeichnung. Eine Fußzeile wird auf der zweiten Seite nicht mehr benötigt.
Absenderblöcke
Return to sender?
Und jetzt geht's nur noch um dich: Die Zeilen des Absenderblocks können natürlich individualisiert werden. Formatierungen sind allerdings fix und dürfen nicht geändert werden. Informationszeilen, die nicht zutreffen oder nicht angegeben werden können, könnt ihr einfach löschen. Das Datum macht immer den Abschluss.
Briefumschläge
Verpackungskünstler.
Das kleine Weiße für jedes Anschreiben: Werden Briefumschläge der Öffentlichen mit einem Logo bedruckt, wird dieses in einer Gesamtbreite von fünf Zentimetern mittig auf der Lasche des Umschlags platziert. Ein weißer Umschlag sieht mit dem Logo im Hausblau der Öffentlichen am besten aus. Auf farbigen Umschlägen (zum Beispiel in Packpapier-braun) kommt das Logo in Schwarz besser zur Geltung.
Weißer Briefumschlag mit blauem Logo
Farbiger Briefumschlag mit schwarzem Logo
Mails
Mal kurz Schluss mit dem Papierkram.
Wer schreibt, der bleibt. Wer versendet, aber auch. Klar, manchmal muss es eben Papier sein, aber natürlich können und wollen wir auch papierlos kommunizieren. Beim Mail-Versand setzen wir auf eine klare Linie und einen Look, der zu uns passt: Unsere Hausschrift Brix Sans Office und einige wenige durchdachte Einstellungen in Outlook sorgen für einen einheitlichen Auftritt mit Wiedererkennungswert. So bleibt nicht nur der Inhalt hängen, sondern auch ein guter Eindruck.
Textformatierung der Mail
Mit den folgenden Einstellungen in Outlook bist du auf der sicheren Seite:
Schrift: Brix Sans Office
Schriftgröße: 11pt
Zeilenabstand: 1,0-fach
Hintergrund: weiß – hier benötigen wir keine Strukturen oder farbige Flächen
Signatur: bitte die Vorlage nutzen und individualisieren
Alle Einstellungen kannst du wie folgt in Outlook voreinstellen:
Wähle in Outlook den Reiter Datei
Klick im linken Menü auf Option
Wähle Mail aus
Klick auf Briefpapier und Schriftarten
Wähle den Reiter Persönliches Briefpapier
Triff unter Schriftart die oben genannten Einstellungen
7. Bestätige mit OK
8. Schließe nochmals mit OK
Signatur
Keine Frage mehr offen.
Die Signatur. Hier ist Platz für all deine faktischen und persönlichen Informationen. Keine Überraschung mehr: Wir schreiben in Brix Sans Office Regular in 11pt. Alle Absenderangaben befinden sich innerhalb zweier Linien. Aber bitte schön strukturiert, damit wir einen einheitlichen Look erreichen. Genau dafür haben wir eine Outlook-Vorlage.
Deine individuelle Mail-Sigantur kannst du wie folgt in Outlook konfigurieren:
1. Wähle in Outlook den Reiter Datei
2. Klick im linken Menü auf Option
3. Wähle E-Mail aus
4. Klick auf Briefpapier und Schriftarten
Wähle den Reiter E-Mail-Signatur aus
6. Wähle Neu und vergib einen Namen für deine Signatur
Einfügen der Vorlage im Textfeld und Individualisiere deine Signatur
8. Wähle aus, wann deine Sigantur eingsetzt wird
9. Speichere und bestätige mit OK
Firmen-Stempel
Zack, bumm, fertig.
Von wegen „oldschool“: Ein Firmenstempel hinterlässt mit einer Handbewegung sofort einen bleibenden Eindruck – vor allem auf Papier. Der Stempelabdruck zeigt alle relevanten Informationen – vom Namen der Geschäftsstelle oder Abteilung über die Anschrift bis hin zu Kontaktinfos.
Stempel sind immer so aufgebaut, dass sich die Wort-Bild-Marke der Öffentlichen oben rechts befindet. Im mittleren Bereich folgt ein Strich mit der Stärke 0,5pt, um verschiedene Inhalte optisch voneinander zu trennen. Die Schriftgrößen sind fest definiert und natürlich schreiben wir in unserer Hausschrift Brix Sans.
Und wann nutzen wir welchen Stempel? Das hängt von der Funktion und Menge der Inhalte ab.
Typ 1 - Einfache und allgemeine Anwendung
Größe: 42mm × 15mm
Typ 2 - Geschäftsstelle (ausschließlich Adresse)
Größe: 42mm x 23mm
Typ 3 - Geschäftsstelle (mit Öffnungszeiten)
Größe: 67mm x 45mm
Typ 4 - Innendienst (mit Funktionsbeschreibung)
Größe: 67mm x 34mm
